業務効率化!議事録を早く書くコツ5つ

2019年4月19日

新入社員や若手社員に振られる仕事と言えば、議事録です。

 

議事録は、備忘録という目的はもちろんですが、会議に参加していない人への情報共有及び意思決定の材料としても用いられるため、非常に重要です。

議事録は出来るだけ早く、遅くとも24時間以内には提出するよう、要求されることが多いと思います。

 

ただ、議事録の書き方は独特なので、書くのに時間がかかってしまうという人も多いのではないでしょうか。

実際、私も新入社員の頃は、1時間の打ち合わせなのに3時間程かけて議事録を書くこともありました。

 

しかし、上司や先輩のアドバイスを受けたり、ビジネス書で学び自分なりに試行錯誤した結果、打ち合わせ時間の半分以下の時間で議事録を書くことが出来るようになりました。

1時間の打ち合わせであれば、20~30分程で書き上げます。

 

ちょっとしたコツを意識するだけ、誰でも議事録を書くスピードをアップさせることが出来ます。

そのコツとは、以下の5つです。

  1. 打ち合わせの直後に書く
  2. 打ち合わせ前にアジェンダを作る
  3. 打ち合わせ中に構造化しながらメモを取る
  4. 議事録のフォーマットを決めておく
  5. 完璧を求めない

具体的に説明します。

議事録のコツ1: 打ち合わせ直後に書く

記憶の忘却曲線をご存知でしょうか。

下記グラフをご覧ください。

グラフをみてわかるとおり、人間は一度記憶した内容は1時間後には56%も忘れてしまいます。

 

皆さんも覚えがないでしょうか。

打ち合わせ後の翌日に議事録を書こうとしても、「Aさんがどういう発言をしていたか、思い出せない」あるいは「どうしてこの結論に辿りついたのか分からない」など。

 

打ち合わせの直後からどんどん内容を忘れていきますので、記憶が新鮮な内に議事録を書くのが一番効率が良いです。

おすすめは、スケジュールに会議や打ち合わせの後の時間も議事録を書く時間として抑えることです。

 

どうせ議事録を書かないといけないのですから、一番効率の良い打ち合わせ直後に書くようにしましょう。

驚く程、議事録を書くスピードが上がりますよ。

 

議事録のコツ2: 打ち合わせ前にアジェンダを作る

アジェンダとは「打ち合わせで話し合う議題」のことです。

一見当然のように思えますが、これを作成しない方が非常に多いので是非作成しましょう。

 

アジェンダを打ち合わせ前に共有しておくと、参加者全員が、打ち合わせの目的を意識できるため、会議がスムースに進行します。

アジェンダどおり議論が進みますので、会議を容易に構造化できます。

 

議事録を書くときは、アジェンダの議題ごとに区切って書けば良いので、非常に楽です。

逆にアジェンダがないと、会議中に議論が色々な方向に向かい、散漫としてしまいます。

議事録を書くときも、どうやって内容をまとめて書こうかと考える時間が増え、結果的に書くのに時間がかかってしまいます。

 

議事録のコツ3: 打ち合わせ中は、構造化しながらメモを取る

みなさん会議中なんとなくメモをとっていませんか?

誰かが発言したことを、ただ時系列順に羅列して書いてませんか?

 

それだと、後からメモを振り返っても、「で、結局どうなったの?」となってしまい、議事録を書くときに、また思い出す、という作業が必要になってしまいます。

打ち合わせ中にメモを書くときは、「構造化する」ことを意識しましょう。

 

例えば、アジェンダでA,Bという議題があったとしましょう。

そうすると、下記のようにメモを取ることを意識します。

要するに議事録のフォーマットに沿ってメモを取るということです。

A 来年の予算方針

決定事項:前年比105%の売り上げ増大

理由:大口顧客のX社が来年設備投資を予定しており、需要拡大が見込まれるため。

課題事項:1.部内への通達(Y課長)、2.予算達成に向けたアクションの策定(Y課長)

B X社の顧客対応の改善について

決定事項:営業担当を1名追加する

理由:X社への納入製品の種類が増大しており、既存の人員では従来の品質水準を維持することが出来ないため。

課題事項:人選及び教育(Z係長)

議事録の基本は、「決まったこと」「今後のアクション」の二つです。

この二つを軸に、それぞれどういう背景でそういった結論に至ったのか、理由と経緯を書き添えます。

 

ただ散漫と、誰かが行ったことをメモするのではなく、「決定事項は何か」、「なぜその結論が導かれたのか」を意識しながらメモを取るようにすると、自然と構造化されます。

究極的には、打ち合わせ中に書いたメモを写すだけで議事録が完成するレベルを目指して下さい。

 

議事録のコツ4: 議事録のフォーマットを作る

打ち合わせの度に議事録の書き方を考えるのではなく、議事録のフォーマットを決めてしまいましょう。

 

フォーマットは会社の規定の様式や上司や先輩が書いている議事録の様式をそのまま使用することがお勧めです。

我流のフォーマットでやるより、上司や先輩の手直しが入りづらいです。

 

また事前にフォーマットを決めておくと、上記で説明した「構造化してメモを取る」ことにも役立ちます。

 

議事録のフォーマットが、例えば、「1.前回からの進捗」「2.今週の課題」「3.取るべきアクション」のように決まっているのであれば、そのとおりにメモを取るように意識すれば良いのです。

そうすれば、今1、2、3の内どれについて議論されているのか、などがつかめるようになり、メモを取るのが容易になります。

 

議事録のコツ5: 完璧を求めない

議事録は重要ですが、たかが議事録です。

 

議事録を書いても、何もお金を生み出しません。

 

なので議事録に100%を求めないで下さい。

要点さえ伝われば良いので、あれもこれもと欲張って書かず、端的に書きましょう。

7〜8割の完成度で良いので、とにかく早く書き上げることを意識しましょう。

それだけで議事録を書くスピードが早まります。

 

議事録はささっと書きあげてしまい、打ち合わせで決まった、宿題やアクションをこなすことにより多くの時間を費やせるように頑張りましょう。

 

まとめ:コツさえ掴めば議事録は一気に効率化できます!

議事録はちょっとしたコツを意識するだけで、書くスピードをものすごく早めることができます。

繰り返しとなりますがそのコツとは、下記5つです。

  1. 打ち合わせの直後に書く
  2. 打ち合わせ前にアジェンダを作る
  3. 打ち合わせ中に構造化しながらメモを取る
  4. 議事録のフォーマットを決めておく
  5. 完璧を求めない

非常に簡単なので是非試してください。

議事録なんて早く書き上げて、もっと生産的な仕事に時間を使えるようにしましょう!

 

わかりやすく議事録をまとめる方法はこちらから。

>>>分かりやすい議事録の書き方/取り方。簡単なコツをご紹介

 

-仕事術

Copyright© 底辺から脱出する方法 , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.