エクセルマクロVBAは業務改善のための非常に強力なツールです。
そのためこれから勉強を始めようとする人も多いでしょう。
しかし、実際にVBAを勉強することでどういった業務を効率化出来るのか良く分かりませんよね。
ネットで検索しても抽象的で通り一遍の説明しかないため、いまいちピンときません。
こうした情報の殆どは実際のビジネスの現場を知らないエンジニアによって書かれているためです。
実際のビジネスの現場で仕事をしている人間にしか分からないことは数多くあります。
今回は非エンジニアの私がVBAを勉強することによって、実際の実務の現場でどういった業務を効率化することが出来たのか、その具体例をご紹介します。
私はメーカーの管理系職種及び営業系職種に従事し、VBAで業務改善を行ってきた経験があるので、特に事務系の方のお役に立てると思います。
目次
VBAでの業務改善事例
非エンジニアである私が実際にVBAで効率化した業務の中で、より汎用性のある事例を４つ紹介します。
例１：情報展開系の業務改善（横流し業務）
第三者(サプライヤー)などから情報を受け取り、それに少し手を加え、関係各所に配信する、という業務は多いと思います。
例えば、毎朝インターネットで為替や株価の情報を調べてそれを表にまとめて社内に配信する。
あるいは、工場から一週間の出荷予定を受け取り、分かりやすいようにまとまて顧客に配信する、などです。
私は上記作業を大幅に自動化しました。
Internet Explorerで所定のWebページにアクセスし、前日の為替レートと原油価格を取得し、エクセルに転記し表とグラフを作成する。
メーラーを開き、転記したエクセルファイルが添付され、所定の定型文が記載されたメールを作成する。
VBAを習得することによって、これら作業を全て自動化しました。
毎日２０分かけていた仕事を１分に短縮することが出来たのです。
年間にして、約７６時間もの時間短縮となりました。
例２：毎月の売り上げの販売台帳への転記作業
営業職、あるいは購買業務に携わる方であれば、売ったモノ、購入したモノをデータベース(台帳)管理しているでしょう。
このデータベースにエクセルを使用している会社は依然多いはずです。
そうすると必然的にデータを溜め込むために、データを移行するという作業が発生しますね。
これが意外に面倒な仕事であることが多いと思います。
単純にコピペするだけではなく、データを加工したり、複数のエクセルファイルから一つにまとめたりする作業が発生しがちです。
これら作業もVBAで自動化すれば一瞬で業務が完了します。
例３：集計作業及びその報告業務
営業の方であれば、月次あるいは週次の売り上げ報告という業務があるでしょう。
購買や物流などであれば、当月の材料費や運賃の見通しを報告する、という業務があるかと思います。
専用のシステムを導入されている会社であれば、それほど手間のかからない仕事でしょう。
しかしそうでなければ、結構面倒な仕事です。
異なる顧客やサプライヤーから送られてくるエクセルファイルを一つずつ開いて、別のファイルに転記していく。
送られてくるエクセルのフォーマットがバラバラなのももちろん、入力されている数字の単位が違っていたり、大文字と小文字が混在していることもあります。
それら全てを一つ一つ手作業で修正していくと、かなり時間がかかります。
これら面倒な作業もVBAで自動化すれば、一瞬で業務を終えることができます。
例４：見積書をもとに収益計算を行う
サプライヤーや工場から入手した見積もりを基に、コスト試算や収益計算を行うことはありませんか？
見積書なので、ある条件を入れれば、簡単に試算することは出来ます。
しかしその条件が、100通り、1,000通りあればどうでしょうか。
それら条件の中で一番良い条件を探す、あるいはそれらの条件を合計した数値を出す、というシミュレーションを行いたい時があると思います。
１００通りも全て１件ごとに計算するのは相当大変なので、条件を単純化し何とか計算するのではないでしょうか。
見積書は「AならB、CならD」という条件が付帯されることが往往にしてあります。
それ故、エクセルでは計算出来ない場合があります。
しかし、VBAであればこうした複雑で膨大な計算を一瞬で行うことが可能です。
まとめ：VBAでできることはたくさんある！
これまでご紹介した内容はほんの一例に過ぎません。
その他数多くのマクロをVBAで作成し、業務を効率化してきました。
エクセルで行う動作は全てVBAにより再現できます。
異なるファイル間の転記作業や簡単な判断を伴う作業、あるいはメーラーであるOutlookやWebブラウザを用いた作業もVBAで自動で行えます。
みなさんが日々エクセルを用いて行われている殆どの作業をVBAで効率化することができます。
業務も一番良く知っている張本人が効率化に励むのが一番効果的です。
みなさんもVBAを勉強し、業務を効率化してみては如何でしょうか。
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