メール作成を爆速化する辞書登録の方法と活用のコツ

みなさん単語登録は利用されていますか？

　

これを上手に使えば、メール作成や文書作成をものすごい速さで書くことが出来ます。

　

とは言っても、単語登録はなかなか使いこなせる人はいません。

その理由は「覚えられない」ためでしょう。

　

単語登録を有効活用するために重要なのは、「単語登録ルールの徹底」と「登録する単語の優先度を決めること」です。

　

これら二つのポイントを抑えれば、誰でも簡単に単語登録を使って文書作成を爆速化出来ますよ！

おすすめのルールと登録すべき単語をご紹介します！

　

単語登録を有効活用するには、ルールの設定が不可欠！

単語登録は非常に便利な機能ですが、便利すぎるがあまり無思慮に登録しまくると、自分が何を登録したのか分からなくなり、結局使用しなくなるという悲しい事態に陥ります。

　

それを避けるために絶対に必要なのが、単語登録のルールを設定し、徹底することです。

　

単語登録のルールは皆さん次第ですが、いくつか普遍的なポイントがありますのでご紹介します。

　

ルール１：読みは直感的にわかりやすいものにする

「単語登録を活用する」という視点に立つと、単語の読みは直感的にすることが不可欠です。

　

直感的とはどういうことでしょうか。

　

例を挙げれば、「あけおめ」「ことよろ」「ファミマ」「スタバ」「インスタ」などです。

　

非常に分かりやすいですよね。

上記の例を一般化すると、二つの法則が浮かび上がります。

　

一つは、「単語と単語の頭文字をつなぎ合わせる」です。

　

上の例でいうと、「あけおめ」は「あけまして、おめでとうございます。」という二つの単語、文章の文頭をつなぎ合わせています。

　

もう一つは「単語の途中以降の文字を切り落とす」ことです。

「インスタ」は「インスタグラム」という頭４字を略したものです。

　

これらを単語登録のルールに当てはめれば、非常に直感的な使い方が出来ます。

　

単語系であれば、アルファベット表記

二文字、三文字

高橋takahashi

例えば人物名は漢字１文字目と２文字目の文頭のアルファベット２文字

ルール２：読みが重複する場合のルールも明確にする

上記二つの「単語と単語の頭文字をつなぎ合わせる」「単語の途中以降の文字を切り落とす」という二つのルールだけだと必ず読みが被ってしまいます。

　

「検査」、「検討」、「検証」を例にとって考えましょう。

"kensa","kentou","kensyou"と全てkenから始まるため「単語の途中以降の文字を切り落とす」というルールを適用すると３つとも被ってしまいます。

「単語と単語の頭文字をつなぎ合わせる」というルールを適用させても、

「検査_kensa」と「検証_kensyou」が"ks"とかぶってしまいます。

　

こういうときのために、読みが重複する場合のルールを定めましょう。

　

代表的なのは下記の二つです。

1. 読みのアルファベット数を増やす
2. 末尾に数字などを追加する

「読みのアルファベット数を増やす」は、検査を”ksa”、検証を"ksyo"と読むことを言います。

「末尾に数字などを追加する」は、検査を"ks1"、検証を"ks2"と読むことを言います。

　

私は一つ目のルールを使用していますが、そもそも使用頻度が多くなければ、単語登録をしない、という選択肢もアリだと思います。

例えば、一番良く使いそうな「検討」だけを”ks”という読みで単語登録して、のこりの単語は登録しないことです。

　

重要なのは、単語を多く登録することではなく、登録した単語を使うことです。

自分にあったルールを見つけてそれを徹底するようにしましょう。

　

ルール３：なるべく重複を避けるためのルールを追加する

単語登録の使用を妨げる一番の要因は、「読みの重複」です。

　

それを避けるためのルールが非常に効果的です。

　

例えば人の名前は、「最後にn(name,namaeのn)を追加する」です。

人の名前は辞書登録することが多いため、他の用語と被ることが良くあります。

　

例えば、請求書というビジネス用語と新海という人の名前を単語登録するとしましょう。

下記表のように、読みがskと被ってしまうのです。

	ビジネス用語	人の名前
単語	請求書_seikyusyo	新海_shinkai
読み	sk	skn

　

こうした重複を避けるために人の名前を登録するときは、読みの最後にnなどの単語を登録するのが効果的です。

同姓同名が多ければ、部署名や会社名の頭文字を追加するという工夫も効果的です。

　

文中の文字を読みに当てると覚えづらくなるので極力避けよう！

「関西電気保安協会」を"hoan"などと読ませることはやめましょう。

　

タイピングしているときに頭の中でそのように読まないため、使用しなくなります。

　

読みの原則は文頭の単語を使うことです。

今回の場合、"kanden"や"kd"が他の単語と被っているのであれば、"kandenho"や”kdh”など読みを長くする方が覚えやすいです。

　

ルール４：単語に拡張性を持たせ、登録数を増やしすぎないようにする

お忙しいところよろしくお願いいたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

　

１文目を「おいよろ」と読みを登録してしまうと、２文目はどのように登録すれば良いのかわからなくなってしまいます。

　

全てのパターンを網羅しようと思うと登録数が増えすぎて覚えることが出来ず結局使わなくなります。

　

文脈や送る相手に応じて、微妙に文を変えなければいけないことは多いです。

　

これを避けるため、長い一文を登録するのではなく、文を分割して登録するのです。

上記の例でいうと、「お忙しいところ」「恐れ入りますが」「お手数ですが」「何卒」「よろしくお願い申し上げます。」「よろしくお願いいたします。」　と分けて単語登録します。

　

こうすることで拡張性を持たせ、他の登録単語と組み合わせることが出来ます。

結果的に登録する単語数も少なくなり、使い勝手が良くなるのです。

　

ただし文章や単語を切りすぎると時短の効果が薄くなりますし、タイピングのリズム感がなくなります。

　

拡張性をもたせすぎると効率性が下がりますが、効率性を追い求めすぎると登録数が増えて覚えやすさが落ちるというトレードオフがあります。

　

自分の文章のスタイルや使用状況を良く考えて、自分に一番あった登録方法を探しましょう。

　

メールの作成を爆速化させる辞書登録の例

一例までに１００個ほど単語登録の例をご紹介します。

　

１００単語以上を登録すると絶対に読みが同一のルールを適用するとかぶるものがあります。

　

重要なのは、単語の頻出度が高いものから、シンプルで直感的に分かる読みを適用させるということです。

　

単語登録をする前に、自分の送信メールを見て、どういった単語や文章の使用頻度が高いかを見極めましょう。

　

頻出度と単語の長さ(=単語登録のコスパの大きさ)で適用する単語登録のルールを分類すると、使い勝手が良くなります。

　

頻出度：大、単語の長さ：大　絶対に登録すべき単語

ここの単語は基本は、「文頭の1~３字だけを読みとする」、あるいは「単語と単語の頭文字の１字ずつをつなぎ合わせる」ことです。

良く使い、長い単語・文章であり辞書登録の効果が大きいため、一番シンプルな読みをあてがいます。

　

読み	単語
i	いつもお世話なったおります。
o	お疲れさまです。
a	ありがとうございます
m	申し訳ありません。
y	よろしくお願いいたします
会社の名前の頭文字１〜３字	顧客、取引先の社名
自分の名前の頭文字１字	自分の名前(メール末尾の著名として)
会社の名前の頭文字１字	自社名
a	ありがとうございます。
sai	幸いです。
kou	幸甚です。
oh	おはようございます
oso	恐れ入りますが、
it	いたします。
hiki	引き続き
zon	存じます。
goth	ご対応の程
goti	ご対応頂き
ntk	～につき、
nti	～について
ote	お手数ですが、
tt	添付のとおり、

　

頻出度：大、単語の長さ：小　登録を是非おすすめする単語

登録する単語は長くないが、使用頻度が高いものがこの領域に属します。

　

良く使うものなので、覚えやすくシンプルな読みで登録しましょう。

　

読み	単語
i	いつもお世話なったおります。
o	お疲れさまです。
a	ありがとうございます
m	申し訳ありません。
y	よろしくお願いいたします
会社の名前の頭文字１〜３字	顧客、取引先の社名
自分の名前の頭文字１字	自分の名前(メール末尾の著名として)
会社の名前の頭文字１字	自社名
a	ありがとうございます。
sai	幸いです。
kou	幸甚です。
oh	おはようございます
oso	恐れ入りますが、
it	いたします。
hiki	引き続き
zon	存じます。
goth	ご対応の程
goti	ご対応頂き
ntk	～につき、
nti	～について
ote	お手数ですが、
tt	添付のとおり、
読み	単語
geka_げつようびかっこの略です	(月)
kaka	(火)
suka	(水)
moka	(木)
kika	(金)
doka	(土)
nika	(日)
名前の頭文字１〜３字等	社内や取引先の人の苗字＋様
mako	誠に
tahe	大変
kabu	株式会社
sei	請求書
tyu	注文書
haty	発注書
siyo	仕様書
mit	見積書
ua	打ち合わせ
suke	スケジュール
hm	訪問
kt	検討
ys	予算
js	実績
hk	報告
rr	連絡
sd	相談
ks	交渉
nt	日程
tg	都合
hj	本日
sj	昨日
sh	先程
jk	時間

　

頻出度：小、単語の長さ：大　出来れば登録したい単語

季節限定だったり、たまにしか使わないが、単語が長いので登録しておくと便利なのが、こちらの領域です。

　

たまにしか使わないからこそ、多少読みが長くとも覚えやすい読み方で登録しましょう。

　

読み	単語
ado	会社のメールアドレス
adok_アドレス会社の略	会社の住所
tgai_TEL外線の略	会社の電話番号(外線)
tnai	会社の電話番号(内線)
tkei	会社の電話番号(携帯)
id	ログインid
pass	pass
あけおめ	あけましておめでとうとございます。
ことよろ	今年もよろしくお願いいたします。

　

頻出度：小、単語の長さ：小　登録しなくてよい単語

頻出度も小さく、単語も短いものはそもそも辞書登録の必要はありません。

　

無理に登録数を増やしすぎると、読みの重複が増えてしまい、辞書登録の管理・運用に支障をきたします。

　

まとめ

繰り返しになりますが、辞書登録をうまく活用するために一番重要なのは、登録ルールの徹底です。

　

ルールの徹底を守れば、辞書登録ほど簡単で便利なツールはありません。

ぜひみなさん活用してください。