会議や打ち合わせ、出張から帰ってきてOutlookなどのメーラーを開いた時に、大量のメールが溜まっている時の脱力感は半端ないですよね。
一般社団法人日本ビジネスメール協会によると「社会人は１日平均３４通」のメールを受信します。
この記事を読まれている方はもう少し多いのではないでしょうか。
５０通、多い人であれば１００通を超えるでしょう。
これだけ量があるとメールをチェックするだけでも時間がかかり、一苦労ですよね。
メールチェックは仕事の中心ではなく、もっと生産的な本来やるべき仕事があるはずです。
私は１日１００通〜１５０通のメールを受信しますが、それら全てを１時間ほどで処理します。
実はメールを素早く処理するのにはコツがあるのです。
この記事ではどれだけメールが多くとも１時間ほどで全て処理できる時短術をご紹介します。
メールを素早く処理するコツ
メールを早く処理するコツは非常にシンプルで、下記の３つしかありません。
- 処理する時間帯を決める
- タイムリミットを設ける
- メールは見たときに即返信
順番にご説明します。
処理する時間帯を決める
みなさんメールを受信するために、作業を中断しメールをチェックしてませんか？
非常に非効率なので絶対にやめましょう。
メールはまとめて処理する方が絶対効率的です。
そのためにメールを処理する時間帯を決めてスケジューラーに入れてしまうのです。
そうすれば、それ以外の時間は別の業務に集中でき生産性が向上し一石二鳥です。
おすすめは、「出社後」「昼休み後」「退社前」にそれぞれ３０分ずつ設定することです。
出社後朝一番で溜まったメールを処理、昼休み後は午前中に受信したメールの処理、最後に退社前に午後に受信したメールを処理します。
緊急度が高い仕事が多く頻繁にメールを確認しないといけないのであれれば、出社後〜昼休み後、昼休み後〜退社前に一回ずつメールチェックの時間を設けましょう。
メーラーは常に開かず、メールを処理する時だけ開くようにしましょう。
メールの通知機能をオフにするのは当たり前ですが、それだけでは不十分です。
他の作業をしている時に、メールを新規受信したということに気付くと、つい開いてしまうのが人間の性です。
それを避けるためにも、メールチェックする時以外は、メーラーは閉じましょう。
一つの作業はまとめて処理した方が集中して取り組むことが出来るためはるかに効率的なので、是非この方法を試してみてください。
タイムリミットを設ける
「締め切り効果」をご存知でしょうか。
「時間の制限を設けたほうが集中力は上がる」という人間の特徴を言います。
夏休み最終日に溜まった仕事をものすごい勢いで処理していくあの集中力こそが正しく「締め切り効果」です。
これをメールの処理にも当てはめます。
メールを処理する際に「20分で全て処理する」などと時間を決めて、実際にスマホなどのタイマーを設定するのです。
意図的に夏休み最終日のあの状況を作り出し集中力を極限まで高めるのです。
メールチェックは往往にしてゆっくりとダラダラ処理しがちです。
タイムリミットを設定するだけで劇的に効率が上がるので是非試してみてください。
メールは見たときに即返信
みなさんメールを全部チェックしてからまとめて返してませんか？
あるいは、メールチェックした後、直ぐには返信出来ない難しい内容であれば、未読に戻して処理を後回しにしてませんか？
これもメールの処理に時間がかかってしまう要因なのでやめましょう。
メールは、見た時が返信をするタイミングです。
後から返信するのは愚の骨頂です。
メールを見た後に行うことは、「タスク化する」か「即処理する」かの二択です。
直ぐには返信出来ない難しい内容であったり、誰かに確認しなければならない内容であればタスク化します。
そしてタスク化したメールは、「検討してご連絡します」などとその場で返信するのです。
それ以外のメールは開いた瞬間に即返信します。
そうすればメールの返信漏れなどもなくなり、処理スピードアップと合わせて一石二鳥です。
まとめ
メールの処理が早くなれば、自分がやるべき本来の業務に集中できます。
それにより、成果をあげ周りの評価をあげることが出来るので、メールの処理はバカには出来ません。
今回ご紹介した方法はみなさんの生産性効率に大きく寄与すると考えています。
是非試して見てください。
また、メールの処理スピードを高めるためには、そもそも「メールを書く」スピードを高めないといけません。
下記記事にそのコツをまとめていますので、合わせてご覧ください。