「またメールを書くのに15分も使ってしまった、、、」
このように悩む方は多いのではないでしょうか。
メールは社会人にとって必須のツールです。
一般社団法人日本ビジネスメール協会によると「社会人は１日平均１２通」のメールを送信します。
また、「メールを1通作成するのにかかる平均時間は６分」でした。
なので１２通×６分＝７２分も１日にメールを書くのに費やしています。
私も新入社員の頃は、１通のメールを書くのに30分、長ければ１時間以上費やしていました。
メール１通に多大な時間を費やした時の虚無感は尋常じゃありません。
「なんて自分は無能なんだろう」「今日1日全く生産的なことが出来なかった」と自信を失ってしまいます。
そんな私も試行錯誤を重ねメールを早くコツをつかむことで、今では１通書くのに１分以内、最大でも３分以内で書くことが出来ます。
みなさんも同じようにメールを１〜３分で書けるように、早く書くコツをご紹介します。
メールを早く書くコツ
メールを書くというプロセスは下記のように３つに分けることが出来ます。
- 何を書くか考える
- どのように書くか考える
- 実際に書く
普段メールを書くときは意識されないでしょうが、上記のステップを無意識のうちに行っているのです。
それぞれのプロセスにおいてメールを書くスピードを高めるコツをご説明します。
ステップ１：何を書くか考える
メールを早く書く上で一番重要なステップが「何を書くか」を考えるステップです。
ここを改善するだけで劇的にメールを書くスピードが上がります。
書く前に何を伝えたいのか考える。考えながら書くのではなく書く前に考える
一番重要なコツは、「メールを書きながら何を書くかを考えない」です。
メールを書くのが遅い人は往往にして、メールを書きながら「何を、どのように書くか」を考えています。
簡単なメールならそれで良いですが、込み入った内容のメールをするときは時間がかかってしまいます。
まず何を伝えたいのかを明確にし、その後に、それを的確に伝えるためにどう書けば良いかを考えるのです。
これらを紙に書く、あるいは頭の中で整理した上でメールを書き始めると、スラスラと
メールを書くのに時間がかかる一番の理由は「何を書けば良いか分かっていない」ためです。
伝えるべきことが明確になれば、自ずとメールを書くスピードは上がります。
ステップ２：どのように書くか考える
相手に伝えたいことが明確になれば、それをどのように伝えれば良いかは経験を重ねれば瞬時に分かるようになります。
ただ、まだ経験が浅い新入社員や若手社員は、「どのように書くか」という部分につまずきます。
経験が浅い人でも即座にメールを書ける方法をご紹介します。
メールを型化する
メールを型化することがシンプルで強力です。
謝罪、お誘い、お礼、アポ取りなど類型ごとに、メールのフォーマットを用意すると格段にスピードがアップします。
メールの中には、かなり気を遣って作成しなければならないものもあり、メールを書くのにすごく時間がかかってしまいます。
謝罪メールなどがそれに該当します。
書くのに時間がかかりそうな内容であっても型化しておけば、一瞬で作成することが出来ます。
例えば、「迷惑をおかけしたことに対して謝罪→原因→再発防止→結びに再度謝罪」のように謝罪メールをフォーマット化します。
一度謝罪のメールを送ったあとはそれをフォルダに保存しておくなどして、いつでもすぐにコピーできる状態にしておきます。
また日常業務のメールにおいては、「結論→理由/背景説明→再度結論(例えば依頼したいことなど)」などのようにフォーマットを決めておくと効果的です。
いちいちメールを保存しておくのが面倒という方は、結論は必ず先に伝えるなど、論理展開パターンを頭に入れておけばそれだけで、メールを書くスピードが格段に上がります。
良いと思った他人のメールや表現を保存しておく
自分の書いたメールを類型ごとに保存しておくのはもちろんですが、他の人が送ったメールも「使える」と思ったらどんどん保存しましょう。
例えば、訪問後のお礼や会食後のお礼など感謝を伝えるメールは、ただ「ありがとう」と言うだけでは相手にはなかなか感謝の気持ちは伝わりません。
良い感謝のメールは、具体例なエピソードを入れたり、なぜ感謝しているのかを伝えるなど、一工夫が為されています。
こうした工夫は自分が一から考えるとすごく時間がかかりますが、他人の知恵を借りると一瞬です。
自分が日々メールを処理する際に、「表現がうまい」「これはいいな」などと感じるメールがあれば保存していつでも参考にできるようにしておきましょう。
ステップ３：実際に書く
ここまでこれば後は実際にメールを書くだけです。
しかし、それでもなおメールの書くスピードを阻害する要因があります。
ここでは、書くスピードを早める方法をご説明します。
細かい言い回しを気にしすぎない
メールが遅い人たちを見てまず思うのは、敬語や表現方法に気を遣いすぎということです。
確かに相手に失礼のないように、丁寧な敬語表現を心がけたり、誤解を与えないよう正しい語彙選択をするのは重要です。
しかしそれでメールを書くのが遅くなり相手への連絡が遅れることの方がよっぽど失礼です。
例えば、「よろしくお願いいたします」をひとつとっても、
「よろしくお願い申し上げます」
「どうぞよろしくお願いいたします」
「宜しくお願いいたします」
「何卒よろしくお願い申し上げます」
のように無数に表現があります。
いちいちメールを送るたびに真剣に考えても、相手は何も気にしていません。
最低限失礼がない表現になっていれば、あとは言いたいことを書くことに注力して、さっさとメールを仕上げましょう。
辞書登録する
ビジネスマナーというのは面倒くさいものです。
いちいち文頭に「お疲れ様です」、「お世話になっております」や文末に「宜しくお願いします」などを添えなければいけません。
こうした定型表現は辞書登録をしておくと非常に便利です。
例えば"ot"と入力すれば「お疲れ様です」、”os”と入力すれば「お世話になっております」と自動で変換されるように設定しておきます。
他にもよく使う単語や人の名前などを最低でも５０は登録してください。
それだけで書くスピードが格段に上がります。
毎回「お世話になっております」とタイピングするのは無駄の極みなので今すぐやめましょう。
ブラインドタッチをマスターする
ビジネスの必須スキルだと思うのですが、出来ていない人が多いのも事実です。
ブラインドタッチが出来てようやく、１分で平均６０〜７０文字が書けるようになります。
これじゃあ長文をちょっと書けば５分なんてすぐすぎてしまいます。
ブラインドタッチでやってもこれだけの文字しか入力出来ないので、ブラインドタッチが出来ないのであれば、文章を書くのに相当時間を費やすことになります。
基本中の基本ですが、ブラインドタッチは必ずマスターしましょう。
web上で無料でブラインドタッチの練習ができるゲームは無数にありますので、ブラインドタッチが出来ない人は練習しましょう。
まとめ
下記のとおり、メールを早く書くコツを６つ紹介しました。
- 書く前に何を伝えたいのか考える。考えながら書くのではなく書く前に考える
- メールを型化する。
- 良いと思った他人のメールや表現を保存しておく
- 細かい言い回しを気にしすぎない
- 辞書登録する
- ブラインドタッチをマスターする
メールを早く書くのは、慣れの部分も大きいが、こうしたコツを抑えずに数だけをこなしても遅いままです。
質をともなった速さで数をこなさないとスピードはそれほどアップしません。
メールを早く書くことができれば、それだけ他の重要な仕事に注力する時間が増え、成果をあげられるようにないります。
メールを書くのが遅いと悩む方は、今回ご紹介した方法を是非試してみてください。