「仕事が多すぎて手が回らない」
「仕事が時間どおりに終わらない」
「生産性を上げたい」
「趣味や副業のため定時で帰りたい」
皆さんこうした悩みを抱え、時間管理の改善に取り組まれた経験があるかと思います。
時間管理ができないと、仕事が計画通りに終わらず上司や顧客に迷惑をかけてしまいます。
ただ、時間管理って何をやったらいいの？と悩むことも多く「苦手」とする方が多いと思います。
そんな時間管理に悩まれる皆さんに、「Toggl」という無料の時間管理ツールをお勧めいたします。
実際に１年以上Togglを使った筆者がその使い方と効果をご説明いたします。
目次
時間管理ツール「Toggl」とは
Togglは一言でいうと、時間計測ができるWebブラウザサービス、アプリのことです。
自分で時間を測定したい作業名を設定し、作業開始とともにスタートを押し、その作業が終わるとストップを押すだけで、その作業時間が測定できる非常にシンプルなタイムトラッキングサービスです。
またTogglの非常に優れたところはレポート機能が充実していることです。
計測したデータが蓄積され、自分が何のタスクに一番時間を費やしているのか、など分析することができます。
Togglの使い方
Tooglの使い方は非常に簡単です。
時間計測の仕方
下記のように、まず計測したいタスクを選択します。
そして、スタートボタンをクリックし
その作業が終われば、停止ボタンクリックするだけで、計測完了です。
レポートの見方
Togglが真価を発揮するのはレポート機能です。
レポートの見方も非常にシンプルです。
下のように、左のタスクマネージャーから"Reports"をクリックします。
そうすると、下のように自動的にTogglがレポートを作成してくれます。
１日ごと、週ごと、月ごと、年ごとと任意の範囲を選択して、その期間自分がどのように時間を使ったのか簡単にわかります。
また後述するように、タスクは親子関係と区分けすることができます。
例えば、ルーティンワークという親タスクを定めて、メールチェックや旅費精算などの子タスクを作成します。
そうすると、ルーティンワークという親タスクの中でどの子タスクにより多くの時間を費やしているのかがわかります。
私の活用例
私はTogglで睡眠も含めて24時間のほぼ全てを測定しています。
iOSもAndroidのアプリもありますので、PCの前にいなくてもどこでも簡単に時間測定ができます。
「時間測定して実際に何の役に立つの？」と疑問に思われる方もいらっしゃると思うので、私のToggl活用法をご紹介します
目標に対する達成度の把握
皆さんなんらかの仕事やプライベートの目標があり、そのために日々何らかのアクションをしているかと思います。
例えば、TOEIC900点を取りたいという目標があれば、「毎日１時間勉強する」であったり「通勤時間に英語教材をリスニングする」などです。
TOEIC900点を取れた、取れなかったの結果の振り返りをする人は多いですが、その目標を達成するための日々のアクションを振り返る人は少ないです。
結果がわかって初めて振り返りをすると軌道修正に非常に時間がかかってしまいます。
Togglを使うと、実際に自分がどれだけ目標達成に向けてアクション出来たのか「時間」という定量データから明らかになりますので、行動修正をより早いタイミングで行うことができます。
それゆえに自分の成長速度が爆発的に加速するのです。
つまり、TogglにはPDCAを加速させる効果があるのです。
効率化できる無駄の把握
時間がないと嘆く人は多いですが、時間計測を始めると思った以上に無駄な時間が多いことに気づきます。
毎日ルーティンワークに膨大な時間を費やしていたり、毎週憂さ晴らしのため飲みに行っていたり、あるいはだらだらとテレビを見たり、ネットサーフィンをしたりなどです。
Togglで時間測定すると、あまりに自分が無駄なことに１日の多くの時間を費やしているという事実をまざまざと突きつけられます。
こうした無駄は実際にデータで突きつけられないと、実感が湧かないためなかなか改善しづらいです。
Togglを使うことで、こうした無駄を見つけてどうすれば無くせるのか、減らせるのか手を打つことが出来ます。
無駄な時間をより生産性のある活動へ変換することを手助けしてくれるのです。
自分の業務遂行能力の把握
仕事が計画通りに終わらない、と悩む方はそもそも始めから無理な計画を立ててるのかもしれません。
人間は自分の能力を過大評価しがちなので、本当は２時間かかるタスクを１時間で完了できると過信します。
そうした誤った前提でスケジュールを組んでしまうため、計画が破綻してしまい自分に無理を強いてしまったり、周りに迷惑をかけてしまったりします。
Togglで時間計測をすると、過去自分がそれぞれのタスクをどの程度の時間で完了させたか確認することができます。
実績という生々しい時間データがあるため、自分の業務遂行能力を正確に把握することができ、精度の高い計画を策定することが出来ます。
まとめ
Togglは非常にシンプルなタイムトラッキングサービスです。
簡単に自分が各タスクにどの程度時間を費やしているのかがわかります。
Toggleの一番のメリットは時間の「見える化」です。
１日自分がどういった行動に時間を費やしているのか、目に見えて分かりますので、軌道修正が容易出来ます。
Togglを使って、自分の仕事やプライベートを効率化させて、より有意義な生活にしましょう。